Posts Tagged ‘การใช้เครื่องทำลายเอกสาร’

 

คุณประโยชน์ของเครื่องทำลายเอกสาร พร้อมกับการทำลายเอกสาร

อรรถประโยชน์เครื่องทำลายเอกสาร มีอยู่มาก ดังเช่น

  1. ลดจำนวนสิ่งพิมพ์ที่ไม่จำเป็น เพราะในกระบวนการการใช้เครื่องทำลายเอกสารในการทำลายสิ่งพิมพ์ได้คัดสิ่งพิมพ์ที่มีอายุมากเกิน 5 ปีมาทำลาย (กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารที่ใช้งานทางด้านกฎหมายในระยะเวลา5 ปี)
  2. ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บสิ่งพิมพ์ลดลง งานพิมพ์ที่ไม่สำคัญจะถูกนำไปทำลายเอกสารนั้นๆ
  3. ผู้ปฏิบัติงานหรือเจ้าหน้าที่ทำหน้าที่ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เนื่องมาจากมีการจัดเก็บสิ่งพิมพ์เป็นอย่างดีมีระบบระเบียบ
  4. ที่ประกอบการเป็นที่เป็นทาง ด้วยเหตุว่ามีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ดี
  5. ประหยับงบประมาณในการจัดเก็บเอกสาร

กระบวนการในการทำลายเอกสารนั้นมีความสำคัญมาก ทั้งในแง่การคงอยู่ความลับทางกิจการค้า พร้อมทั้งในด้านกฎหมายเองก็ตาม หรือการรักษาสิ่งแวดสิ่งแวดล้อม ในประเทศไทยมีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บสำรองสิ่งพิมพ์ทางบัญชีในระยะเวลาถึง 5 ปี และโดยส่วนใหญ่เมื่อเอกสารมีอายุเกินอายุ สิ่งพิมพ์เหล่านั้นก็จะถูกนำมาทำลาย ใน อดีตการทำลายเอกสารสำคัญคือการนำเอกสารมาเผาซึ่งมีผลกระทบกระทบต่อสภาพแวดล้อมเป็นอย่างมากมาย ทั้งในด้านเพิ่มมลพิษทางอากาศ และยังทำลายชีวิตสิ่งมีชีวิตหลายอย่างตัวอย่างเช่น แมลงสิงสาราสัตว์ที่อยู่ในดิน เป็นต้น ยุคปัจจุบันการทำลายเอกสารได้มีการพัฒนาขึ้นโดยการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายเอกสารที่สำคัญ

เครื่องทำลายเอกสาร 5 เครื่องทำลายเอกสาร 2 เครื่องทำลายเอกสาร 4

วิธีการในการทำลายเอกสาร คือ

  1. ตรวจสอบสิ่งพิมพ์ที่จะนำมาทำลาย ว่าเรายังต้องการนำไปใช้อีกใช่ไหม เมื่อทำลายเอกสารแล้วเราจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก แต่ก็มีเอกสารบางพวกเช่น เอกสารสำคัญทางบัญชี เอกสารแบบก่อสร้าง และตัวอย่างเอกสาร ที่ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้ดังนั้นเราจึงควรตรวจดูให้มั่นอกมั่นใจทุกเมื่อว่าต้อง การทำลายเอกสารนั้นๆหรือไม่
  2. แจ้งผลการตรวจสอบเอกสารที่จะทำลายให้หัวหน้า เพื่อรายงานปริมาณจำนวนเอกสารที่จะนำไปทำลายและจดบันทึกไว้ว่าเรานำเอกสารอะไร
  3. ชั่งน้ำหนักเพื่อตรวจทานจำนวนรวมเอกสารที่ใช้ทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
  4. เริ่มวิธีการทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
  5. นำเศษเอกสารที่ถูกทำลายเทออกจากถังรองเศษเอกสารเพื่อให้สบายในการใช้งานครั้งต่อไป